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10 conseils essentiels pour planifier un mariage comme un professionnel de l’événementiel

10 conseils essentiels pour planifier un mariage comme un professionnel de l’événementiel Posted on 15 avril 2019Leave a comment

Un mariage est l’un des jours les plus importants de la vie d’un couple. Des photos de fiançailles à la sélection des prestataires, en passant par une check-list et le choix de votre fête de mariage, de nombreux éléments doivent être planifiés de manière ordonnée jusqu’à ce que vous disiez ces mots magiques : «Je le veux».

Planifier son propre mariage peut parfois vous sembler accablant et stressant, mais si vous suivez ces conseils simples, vous constaterez que planifier votre mariage se déroulera sans heurts et qu’il sera plus agréable d’un état d’esprit professionnel.

1) Établissez un budget et respectez-le

Les mariages peuvent coûter très cher et, comme pour tout autre événement, vous pouvez souhaiter ajouter des éléments supplémentaires à votre liste principale à une date proche de la date de l’événement, ce qui peut ne pas correspondre à votre budget.

Faites un budget et respectez-le. Si vous pensez avoir des éléments de la «liste de souhaits» qui apparaîtront plus près du mariage, ajoutez-les au budget que vous avez défini dès le début. Essayez de ne jamais dépasser le montant fixé que vous avez budgétisé depuis le premier jour.

Si vous dépensez trop en fleurs, vous devez vous prémunir de quelque chose d’autre sur votre liste. Soyez flexible avec vous-même et accordez la priorité aux gros articles de dépense et aux éléments indispensables de votre budget, sachant que ces éléments doivent être payés, par opposition aux éléments de la «liste de souhaits» qui peuvent être supprimés à tout moment.

2) Créer une chronologie

Outre le budget, la planification d’un mariage en tant que professionnel de l’évènementiel est d’unune importance capitale. Établissez un calendrier raisonnable, adapté à votre emploi du temps et fixez les dates d’échéance sur un calendrier. Vous découvrirez que les sites Web connus pour votre mariage fournissent des listes de contrôle avec des calendriers pour vous, alors assurez-vous de les suivre lors de la planification de votre calendrier. En fonction du moment du mariage, vous voudrez avoir suffisamment de temps pour planifier et insérer des commandes qui peuvent prendre plus de temps que d’autres.

3) Trouvez les outils d’événement qui vous conviennent

Les outils d’événement sont les meilleurs amis des organisateurs d’événements! Outre les listes de contrôle de mariage en ligne, recherchez des applications événementielles avec des budgets, des listes de contrôle et des rappels utilisés pour les mariages, ou si vous préférez utiliser vos applications de planification d’événements préférées, elles fonctionneront parfaitement.

Certains planificateurs préfèrent travailler dans Excel, tandis que d’autres préfèrent la méthode traditionnelle d’écriture de toutes les dépenses payées pour un événement. C’est à vous de décider, mais assurez-vous de suivre toutes les dépenses à la fin de la journée pour vous aider à gérer vos efforts de planification. doucement!

4) Choisissez les détails importants

Une fois que vous avez planifié le budget et la chronologie du mariage, il est temps de déterminer les détails les plus importants. La taille du mariage déterminera davantage en termes de budget, alors créez d’abord une liste d’invités et respectez-la au plus près.

Une fois la liste complétée, sélectionnez un lieu, la date du mariage et le thème. Le processus de sélection du lieu est très similaire à celui du choix des lieux d’événement pour d’autres types d’événements.

Vous voudrez rencontrer les propriétaires des lieux, obtenir une liste de ce qu’ils fournissent et ne fournissent pas le jour du mariage, leur demander de vous envoyer un devis officiel et connaître les dates disponibles qui correspondent au moment choisi. travailler vers. Les couples sont de plus en plus engagés, il est donc parfois difficile de trouver le week-end qui vous convient le mieux, mais surtout, les détails et le service que vous recevez sur le site sont cruciaux.

Passez en revue le contrat (et tous les contrats avec les fournisseurs) avant de signer avec le lieu et assurez-vous de demander si vous pouvez vous arrêter pendant la soirée afin de voir à quoi le lieu ressemblera et sera décoré et rempli d’invités! En tant que planificateur, il est toujours important de voir votre espace événementiel en action avant de prendre des engagements.

5) Concevoir avec qualité

Vous pouvez avoir plusieurs ressources de conception que vous utilisez pour des événements sur une base annuelle, et si vous pensez à un mariage, assurez-vous de solliciter leur aide pour concevoir des affiches, des invitations, des programmes et enregistrer les dates!

Rien de plus spécial qu’un ensemble de mariage personnalisé et créatif avec une touche unique montrant le style et le caractère du couple heureux!

6) Les prestataires sont votre billet d’or

Soyez diligent lorsque vous embauchez des prestataires de services. Recherchez des références pour tous vos prestataires et créez une feuille de calcul avec les informations de contact et un contact de secours pour tous les fournisseurs. En règle générale, rappelez-vous toujours que les prestataires sont les mêmes que ceux des salons professionnels ou des événements d’entreprise, mais dans ce cas, ils peuvent être un DJ, un traiteur, une entreprise d’éclairage et de décors ou de photomatons, un magasin de fleurs ou une boutique de robe de mariée. N’oubliez pas d’utiliser Google pour trouver votre prestataire de mariage en cherchant sa fonction et la ville de votre événement comme : DJ Rennes, et n’hésitez pas à affiner votre recherche avec des mots clés précis comme : DJ de mariage professionnel à Rennes.

Il est important d’organiser des réunions avec tous les prestataires, d’organiser des réunions de suivi et de veiller à ce que vos contacts se sentent comme une extension de vous dès le début. Ensemble, vous créez tous une expérience de maître pour les invités de la mariée, du marié et du mariage.

7) Tout est question de service à la clientèle

Peu importe l’événement planifié, les professionnels de l’événement se mettent en quatre pour garantir un service exceptionnel. Une chose à garder à l’esprit lorsque vous planifiez un mariage est de faire un effort supplémentaire pour quiconque et toutes les personnes impliquées dans le mariage. Utilisez vos vendeurs de cadeaux et personnalisez des cadeaux pour tous les cadeaux, trouvez des cadeaux spéciaux pour la famille du mariage que vous pouvez personnaliser pour eux, qu’ils chériront pour toujours, et créez des sacs de bienvenue que les invités pourront déposer à l’hôtel de mariage de leur choix choix.

Dans le sac de bienvenue, assurez-vous d’inclure le calendrier des événements du week-end ou de la journée, les heures d’arrivée et les endroits où aller, ainsi que des friandises pour vos invités. Vous pouvez personnaliser vos cadeaux en fonction du lieu du mariage – par exemple, si le mariage a lieu dans une ville connue pour une équipe sportive, peut-être inclure quelque chose portant le nom de l’équipe ou une bière locale! Vos invités vont adorer les sacs de bienvenue et les idées réfléchies qui les accompagnent.

8) Prenez le temps pour vous

Parfois, même les organisateurs d’événements de mariage dans le rôle de jeunes mariés ont besoin d’un peu de repos le jour de leur mariage! Un excellent moyen de vous assurer que vous êtes concentré sur vous est d’engager un coordonnateur à la journée qui peut tout simplement prendre la relève là où vous l’aviez laissée dans votre incroyable planification!

En tant que professionnel de l’événementiel, ils seront époustouflés par vos listes de contrôle et vos feuilles de fournisseurs, qui vous seront utiles le jour de votre mariage. Il existe de nombreuses petites entreprises de mariage qui fournissent des services de planification à un coût abordable. Leurs services fournis lors de votre journée spéciale vous rassureront et vous garantiront une journée sans stress, où vous pourrez vous assurer que vos fournisseurs sont accueillis par un autre professionnel de l’événement, à la mode A +.

Il est bon de savoir que quelqu’un sur votre terrain de jeu vous remplacera les chaussures professionnelles de votre événement pendant que vous vous préparez pour le jour où vous rêvez de toute votre vie!

9) Anticiper les défis

Aucun mariage, aussi bien organisé soit-il par les meilleurs planificateurs d’événements, ne se déroulera jamais parfaitement. Attendez-vous à quelque chose qui ne se passe pas comme prévu, et quand cela se produit, si vous êtes la mariée ou le marié, vous pouvez être bien préparé pour que votre journée de coordinatrice intervienne et s’attaque à la question, ou la laisse vous quitter! La logistique journalière peut et peut être parfois négligée, alors en tant que planificateur d’événement de mariage, assurez-vous de vérifier trois fois votre liste de contrôle quoi qu’il en soit.

De nombreux petits articles ont tendance à apparaître le jour du mariage que vous ne pouvez pas vous attendre, tels que des fermetures à glissière cassées sur des robes, des pièces maîtresses manquantes, le fait de ne pas savoir où un vendeur devrait se trouver sur le lieu de la réunion, etc. Gardez votre sang froid à tout moment et ayez un plan de sauvegarde à votre plan de sauvegarde.

Les mariages ne sont pas pour les âmes sensibles si vous assumez le rôle de planificateurs d’événements de mariage. Soyez donc vigilants dès que des problèmes surviennent et intervenez avec assurance pour gérer les balles de jonglage lorsqu’elles vous survolent. ☺

10) Tremper tout dans

La plupart des couples oublient de prendre quelques minutes et regardent autour de la salle une fois que tout est planifié et en mouvement. Prenez quelques minutes pour vous détendre et profiter de la planification d’un souvenir émotionnel et amusant dans votre vie.

Rappelez-vous que tous les événements prennent énormément de temps, que la sueur et le travail sont complétés, mais les mariages sont des événements d’une autre nature. Il faut des mois, parfois des années, pour rassembler tous les efforts nécessaires et vous serez en mesure de vous imprégner de tout votre dur labeur.

En conclusion

Les mariages peuvent être tellement amusants à planifier en tant que professionnel de l’événementiel. Avoir les bons outils et les bons conseils à l’avance vous aidera à aller loin dans le processus parfois accablant, mais très enrichissant de la planification de mariage. Espérons que ces dix conseils seront utiles pour tous les professionnels de l’événement, ou les futurs organisateurs de mariages!

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